Управління складськими запасами і потоками в логістичній цепі: досвід і перспективи розвитку

Один із окремих аспектів діяльності торгових або виробничих компаній - забезпечення належного обсягу матеріальних запасів для безперебійного постачання своїх торгових точок необхідними товарами або ресурсами. Однак для досягнення оптимальної ефективності важливий економічно організований логістичний процес. Для досягнення цієї мети логістична компанія використовує систему управління запасами. Що саме це означає? Це набір правил і параметрів, які повідомили час і обсяг закупівель для поповнення товарних запасів. Давайте більш детально розглянемо цю тему.

Потреба у  ефективному управлінні запасами товарів у ланцюгах поставок

Матеріальні запаси охоплюють обсяги сировини та напівфабрикатів, які зберігаються на складі для забезпечення неперервного виробничого процесу або задоволення потреби на виробництві. Формування цих запасів має вирішальне значення, оскільки це запобігає ризику дефіциту товару в ситуаціях, коли він надзвичайно потрібний. Крім того, постійна наявність запасів має позитивний вплив на репутацію підприємства та сприяє оптимізації виробничих процесів, збільшенню споживчого попиту та підвищенню прибутковості.

Для чого потрібні запаси

На підприємстві існує ряд причин, які вимагають створення товарних резервів:

• Забезпечення безперебійності виробничого процесу або споживання.

• Урахування сезонності заготівельних робіт, після деяких продуктів виробляється лише певний час року, а попит на них залишається стабільним протягом усього року.

• Можливість задовільнити попит у будь-яких умовах, зокрема в період свята або збільшеного попиту на певні товари.

• Урахування тривалого терміну поставок, остання транспортування займає певний час, а припаси можуть покрити цей період.

• Згладжування нерівномірності виробництва та розподілу споживання товарів, остання частина виробників продають товари партіями, але вони реалізуються кінцевим споживачам поштою.

• Урахування коливання попиту, неможливо точно передбачити кількість проданих одиниць товару.

• Забезпечення невідповідних термінів доставки, які можуть бути спричинені шкідливими факторами, такими як запізніле відвантаження або погодні умови.

• Згладжування цінових коливань, що завдяки управлінським запасам зменшує вартість на продукцію або сировину.

Встановлення оптимального рівня запасів, що необхідно мати в наявності

Встановлення оптимальної кількості запасів залежить від кількох аспектів, таких як ймовірні коливання в часі для відновлення матеріальних ресурсів, змінності запиту на конкретні товари в найближчому періоді продажу та стратегії обслуговування клієнтської аудиторії, що використовується організацією.

Нестабільність попиту, непередбачувані терміни реалізації та інші фактори дозволяють точне визначення рівня матеріальних запасів. Встановлення цього показника залежить від типу діяльності, формату підприємства, масштабів реалізації, рівня попиту, моделі торгівлі та інших факторів.

Система контролю запасів

У сфері логістики контроль за станом запасів виконується з основною основою призначення - виявлення відхилень від норми та прийняття заходів для їх усунення.

Оперативне керування: після певного періоду оплати часу приймається рішення про замовлення конкретної кількості товару.

Регулярний процес постачання: замовлення товару здійснюється через рівномірні проміжки часу незалежно від виду доставки, будь то авіаперевезення або іншим способом.

Поповнення резервів до максимально можливого рівня: замовлення з фіксованою періодичністю в такому обсязі, що вирівнює різницю між встановленим допустимим рівнем запасів і фактичним обсягом на момент перевірки.

Типові помилки в управлінні запасами

Згідно з Deloitte, у 2020 році показник запасів у США досяг історичного максимуму за останні 20 років через пандемію COVID-19. Аналогічний тренд помітний у всьому світі, включаючи Україну. Річні витрати на утримання запасів зараз становлять 20-30% від їх закупівельної вартості. Управління запасами є ключовою сферою логістичного менеджменту, яка впливає на дохід та конкурентоспроможність компаній.

Ось перелік основних помилок управління запасами яких можливо припуститись на підприємстві:

Недоцільне використання запасів і недостовірний облік

Відсутність автоматизованого складського обліку та системи відстеження товару до недостатнього контролю за поточними запасами у підприємства. Це може спричинити непотрібні закупівлі товарів, навіть очікується надходження нових партій у найближчий час. Також у випадках наявності автоматизованого обліку співробітники відділу матеріально-технічного постачання часто не перевіряють наявність залишків і замовляють товари, коли на складі вже достатньо запасів. Крім того, розширені прорахунки і помилки, коли матеріали не відображаються в поточних залишках, хоча насправді вони є.

Можливі причини:

• Підтримка комірника при проведенні товару

• Відсутність деяких документів у постачальника

• Несвоєчасне списання матеріалів у виробництво співробітниками відділу матеріально-технічного постачання

• Несвоєчасне надходження документів на списання від виробників

Щоб усунути цю помилку, можна вжити наступні заходи:

• Чітко стандартизувати довідник номенклатури та обмежити право внесення лише одному відповідальному співробітнику. При оформленні заявок, оплаткуванні та написанні ТМЦ співробітники повинні використовувати лише характеристики, внесені до довідника, що зменшують ризик помилкових замовлень.

• Розробити звітні інструкції з обліку для співробітників відділу матеріально-технічного постачання і комірників. Встановити чіткий порядок оформлення та списання ТМЦ, розробити процедури документообігу та встановити конкретні терміни виконання завдань.

•  Включити штрафні санкції за затримку надання супровідних документів або доставку ТМЦ без деяких документів до договорів з постачальниками.

•  Встановити нормативи оборотності запасів, що відповідають характеру діяльності та ринковим умовам кожної компанії.

Низькоякісна продукція

Неправильне використання комплектуючих компонентів у виробництві є головною причиною виникнення неліквідів. Наприклад, неправильно нарізана арматура залишається в багатьох невикористовуваних обрізках. Ці обрізки неможливо використати ніде і в результаті вони залишаються на складі як малопродуктивні запаси, які в остаточному підсумку списуються.

Можливі причини:

• Недбалість та низька кваліфікація персоналу можуть вплинути на якість та точність виробничих процесів.

• Відбір постачальників, проведений на основі низької ціни або особистих зв'язків, може призвести до недоліків у якості продукції що постачається.

• Відсутність розроблених технологічних карт, системи контролю готовності матеріалів до виробництва, а також демонструють ефективну систему обліку та аналітики браку можуть призвести до невиправданої втрати ресурсів та збільшити кількість витрат.

Щоб усунути цю помилку, можна вжити наступні заходи:

• Встановити норми для виробничих відходів і передбачити штрафні санкції для виробничого відділу у разі їх перевищення.

• Розробити технологічні карти для ключових видів матеріалів, які потребують складних процедур нарізки та попередньої обробки.

• Впровадити систему контролю якості товарів при постачанні та відвантаженні від постачальників. Стратегічні матеріали повинні проходити вхідний контроль якості не лише на складі, а й під час їх отримання від постачальника.

• Визначити і закріпити вимоги до зберігання та умови складських приміщень для кожної товарної групи.

• Скласти схему розміщення товарів і готової продукції на складах на основі вимог до зберігання та запланованих обсягів запасів.

• Регулярно аналізувати неліквідні запаси щокварталу.

• Запровадити тендерну систему вибору постачальників та систему оцінки їх надійності на основі рейтингів.

Нехтування методами та моделями керування запасами

Використання ефективних методів та моделей управління запасами є необхідним для підвищення конкурентоспроможності компанії. Ці методи не є стандартними і варіюються залежно від особливостей кожної компанії, а також змінюються в бізнес-середовищі та стратегії розвитку. З метою досягнення економічних цілей кожна компанія повинна активно використовувати ефективні методи та моделі управління запасами.

Щоб усунути цю помилку, можна вжити наступні заходи:

• Ретельно контролювати обсяг капіталу, що інвестується в запаси, а також витрати, пов'язані з дефіцитами.

• Залучити кваліфікованих спеціалістів, які остаточно проведуть аудит та вибрати оптимальні методи управління запасами, спеціально для вашої компанії.

• Впровадити індивідуальну систему ключових показників ефективності (KPI), з результатами результативності управління запасами для кожного співробітника, який бере участь у цьому.