Управление складскими запасами и потоками в логистической цепи: опыт и перспективы развития

Один из отдельных аспектов деятельности торговых или производственных компаний – обеспечение надлежащего объема материальных запасов для бесперебойного снабжения своих торговых точек необходимыми товарами или ресурсами. Однако для достижения оптимальной эффективности важен экономически организованный логистический процесс. Для достижения этих целей логистическая компания использует систему управления запасами. Что это значит? Это набор правил и параметров, сообщивших время и объем закупок для пополнения товарных запасов. Давайте подробнее рассмотрим эту тему.

Потребность в эффективном управлении запасами товаров в цепях поставок

Материальные запасы охватывают объемы сырья и полуфабрикатов, хранящихся на складе для обеспечения непрерывного производственного процесса или удовлетворения потребности в производстве. Формирование этих запасов имеет решающее значение, поскольку это предотвращает риск дефицита товара в ситуациях, когда он чрезвычайно нужен. Кроме того, постоянное наличие запасов оказывает положительное влияние на репутацию предприятия и способствует оптимизации производственных процессов, увеличению потребительского спроса и повышению прибыльности.

Для чего нужны запасы

На предприятии существует ряд причин, требующих создания товарных резервов:

• Обеспечение бесперебойности производственного процесса или потребления.

• Учет сезонности заготовительных работ после некоторых продуктов производится лишь определенное время года, а спрос на них остается стабильным в течение всего года.

• Возможность удовлетворить спрос в любых условиях, в частности, в период праздника или увеличенного спроса на определенные товары.

• Учет длительного срока поставок, последняя транспортировка занимает определенное время, а запасы могут покрыть этот период.

• Сглаживание неравномерности производства и распределения потребления товаров, последняя часть производителей продают товары партиями, но они реализуются конечным потребителям по почте.

• Учет колебания спроса невозможно точно предсказать количество проданных единиц товара.

• Обеспечение соответствующих сроков доставки, которые могут быть вызваны вредными факторами, такими как запаздывание или погодные условия.

• Сглаживание ценовых колебаний, благодаря управленческим запасам уменьшает стоимость на продукцию и сырье.

Установление оптимального уровня запасов необходимо иметь в наличии

Установление оптимального количества запасов зависит от нескольких аспектов, таких как возможные колебания во времени для восстановления материальных ресурсов, сменности запроса на конкретные товары в ближайшем периоде продаж и стратегии обслуживания клиентской аудитории, используемой организацией.

Нестабильность спроса, непредсказуемые сроки реализации и другие факторы позволяют точно определить уровень материальных запасов. Установление этого показателя зависит от типа деятельности, формата предприятия, масштаба реализации, уровня спроса, модели торговли и других факторов.

Система контроля запасов

В сфере логистики контроль за состоянием запасов выполняется с основной основой назначения – выявление отклонений от нормы и принятие мер по их устранению.

Оперативное управление после определенного периода оплаты времени принимается решение о заказе конкретного количества товара.

Регулярный процесс поставки: заказ товара осуществляется через равномерные промежутки времени независимо от вида доставки, будь то авиаперевозка или иным способом.

Пополнение резервов максимально возможного уровня: заказ с фиксированной периодичностью в таком объеме, что выравнивает разницу между установленным допустимым уровнем запасов и фактическим объемом на момент проверки.

Типичные ошибки в управлении запасами

Согласно Deloitte, в 2020 году показатель запасов в США достиг исторического максимума за последние 20 лет из-за пандемии COVID-19. Аналогичный тренд заметен по всему миру, включая Украину. Годовые расходы по содержанию запасов сейчас составляют 20-30% от их закупочной стоимости. Управление запасами является ключевой сферой логистического менеджмента, влияющей на доход и конкурентоспособность компаний.

Вот перечень основных ошибок управления запасами которых можно допустить на предприятии:

Нецелесообразное использование запасов и недостоверный учет

Отсутствие автоматизированного складского учета и системы отслеживания товара до недостаточного контроля текущих запасов у предприятия. Это может повлечь за собой ненужные закупки товаров, даже ожидается поступление новых партий в ближайшее время. Также в случаях наличия автоматизированного учета сотрудники отдела материально-технического снабжения часто не проверяют наличие остатков и заказывают товары, когда на складе уже достаточно запасов. Кроме того, расширены просчеты и ошибки, когда материалы не отображаются в текущих остатках, хотя на самом деле они есть.

Возможные причины:

• Поддержка кладовщика при проведении товара

• Отсутствие некоторых документов у поставщика

• Несвоевременное списание материалов в производство сотрудниками отдела материально-технического снабжения

• Несвоевременное поступление документов на списание от производителей

Чтобы устранить эту ошибку, можно принять следующие меры:

• Четко стандартизировать справочник номенклатуры и ограничить право внесения только одному ответственному сотруднику. При оформлении заявок, оплате и написании ТМЦ сотрудники должны использовать только характеристики, внесенные в справочник, уменьшающие риск ошибочных заказов.

• Разработать отчетные инструкции по учету для сотрудников отдела материально-технического снабжения и кладовщиков. Установить четкий порядок оформления и списания ТМЦ, разработать процедуры документооборота и установить конкретные сроки выполнения задач.

•   Включить штрафные санкции за задержку предоставления сопроводительных документов или доставку ТМЦ без документов в договоры с поставщиками.

•   Установить нормативы оборачиваемости запасов, отвечающих характеру деятельности и условиям каждой компании. 

Низкокачественная продукция

Неправильное использование компонентов в производстве является главной причиной возникновения неликвидов. К примеру, неправильно нарезанная арматура остается во многих неиспользуемых обрезках. Эти обрезки невозможно использовать нигде и в результате они остаются на складе как малопроизводительные запасы, которые в конечном счете списываются.

Возможные причины:

• Небрежность и низкая квалификация персонала могут повлиять на качество и точность производственных процессов.

• Отбор поставщиков, производимый на основе низкой цены или личных связей, может привести к недостаткам в качестве поставляемой продукции.

• Отсутствие разработанных технологических карт, системы контроля готовности материалов к производству, а также демонстрирующие эффективную систему учета и аналитики брака могут привести к неоправданной потере ресурсов и увеличить количество затрат.

Чтобы устранить эту ошибку, можно принять следующие меры:

• Установить нормы для производственных отходов и предусмотреть штрафные санкции для производственного отдела в случае превышения.

• Разработать технологические карты для ключевых видов материалов, требующих сложных процедур нарезки и предварительной обработки.

• Внедрить систему контроля за качеством товаров при поставке и отгрузке от поставщиков. Стратегические материалы должны проходить входящий контроль качества не только на складе, но и при их получении от поставщика.

• Определить и закрепить требования к хранению и условия складских помещений каждой товарной группы.

• Составить схему размещения товаров и готовой продукции на складах на основе требований к хранению и запланированному объему запасов.

• Регулярно анализировать неликвидные запасы ежеквартально.

• Внедрить тендерную систему выбора поставщиков и систему оценки их надежности на основе рейтингов.
  

Пренебрежение методами и моделями управления запасами

Использование эффективных методов и моделей управления запасами необходимо для повышения конкурентоспособности компании. Эти методы не стандартны и варьируются в зависимости от особенностей каждой компании, а также изменяются в бизнес-среде и стратегии развития. В целях достижения экономических целей каждая компания должна активно использовать эффективные методы и модели управления запасами.

Чтобы устранить эту ошибку, можно принять следующие меры:

• Тщательно контролировать объем инвестируемого в запасы капитала, а также расходы, связанные с дефицитами.

• Привлечь квалифицированных специалистов, которые окончательно проведут аудит и выбрать оптимальные методы управления запасами специально для вашей компании.

• Внедрить индивидуальную систему ключевых показателей эффективности (KPI), с результатами результативности управления запасами для каждого участвующего в этом сотрудника.