Товарно-транспортна накладна (ТТН): коли потрібна та як правильно заповнювати
ТТН (товарно-транспортна накладна) – це основний спосіб документального оформлення автомобільних вантажоперевезень. Відповідно до статті 48 Закону України про автотранспорт цей документ є підтвердженням легальності всіх видів перевезення вантажів.
Товарно-транспортна накладна (ТТН) – основний перевізний документ
Законодавчо затверджено три основні функції, які вкладені в ТТН:
Це єдина законна підстава як для відправника, так і для одержувача, яка дозволяє вести облік, оприбуткувати або списувати товарно-матеріальні цінності, а також вести бухгалтерський облік та оплачувати послуги транспортування.
Дорожній лист разом з накладною є підтвердженням того, що перевезення товару вантажним автомобілям проводиться на законних підставах.
Накладна є обов'язковим документом для юридичних та фізичних осіб підприємців при наданні послуг із транспортування вантажів на договірних умовах.
Коли не треба складати ТТ
Існує ряд випадків, коли ТТН не потрібно оформляти. Без накладної можна обійтись, якщо вантажовласник транспортує власний вантаж для своїх господарських потреб. Наприклад:
підприємство перевозить вантаж для внутрішнього користування;
продавець продає товар, у вартість якого вже включено транспортування (доставка не є окремою послугою);
після придбання у магазині людина перевозить товар, використовуючи власний автотранспорт. На випадок перевірки буде достатньо простого чека для підтвердження законності вантажоперевезення.
Порядок та правила заповнення ТТН та кількість примірників
Як правило, ТТН заповнює відправник вантажу в 4-х примірниках, або створює електронний варіант і роздруковує один паперовий варіант для водія. Кількість накладних може бути більшою за чотири, додаткові екземпляри потрібні якщо в процесі транспортування задіяний експедитор.
Важливо зауважити: якщо замовник, відправник вантажів і вантажоодержувач це одна й та сама організація, все одно необхідно чотири екземпляри накладної.
Варіант, коли замовнику необхідно перевезти товар з точки відвантаження за кількома адресами, обов'язково потрібно оформлення 4-х примірників накладних для кожної доставки окремо.
Також законодавство дозволяє оформлювати загальний транспортний документ для однієї партії товару, який проводитиметься за кілька ходок.
Кожен екземпляр накладної має своє призначення і після того, як буде завізований підписами залучених осіб, залишається у того чи іншого учасника процесу.
Перший екземпляр передається відправнику вантажу і за його допомогою списується витрата товарно-матеріальних цінностей.
Другий екземпляр призначений для оприбуткування товарів одержувачем вантажу.
Третій екземпляр залишається у перевізника, ним ведеться розрахунок з надання послуг з вантажоперевезення.
Четвертий екземпляр разом із дорожнім листом забирає водій, за цими документами ведеться облік його робочого часу.
Форма товарно-транспортної накладної
Законодавство свідчить, що ТТН можна заповнювати у довільній формі, але документ має містити всю необхідну інформацію про:
про характер вантажу, його фізичні властивості та габарити;
адреси розвантаження, завантаження та місця складання накладної;
ПІБ та підписи осіб причетних до процесу транспортування;
інформація про автомобіль, що здійснює транспортування.
Додаток до Закону про автотранспорт містить бланк товарно-транспортної накладної (форма 1ТН).
Але слід зауважити, що до Закону № 1534 були внесені зміни, спрямовані на посилення контролю габаритно-вагових норм і вони набули чинності з 1 жовтня 2021 року.
Відповідно до цих поправок, крім інформації, яка заповнювалася у звичний бланк форми 1 ТН, тепер потрібно вносити:
повні реквізити відправника, одержувача, перевізника, податковий реквізит прописувати також обов'язково;
обов'язково потрібно вказати габаритно вагові параметри автомобіля та причепа з вантажем та без.
Дані зміни поки що прописані лише у тексті закону, а сама форма 1 ТН залишилася без змін.
Виписка паперових накладних за новими вимогами не складе труднощів і необхідну інформацію можна розмістити дрібним шрифтом. А ось з електронним варіантом трохи складніше, тому що доведеться вносити зміни до програми, яка формує цей документ.
Важливо! Невірно заповнені габаритно-вагові параметри в ТТН можуть призвести до штрафу в 51 000 грн.
Структура документа
Існують певні норми та правила заповнення накладної про які повинен знати кожен відправник вантажу:
ТТН буде документом для первинного обліку про підтвердження витрат, тому в ньому заповнюється рядок № 12 про вартість послуги вантажоперевезення.
Ставити друк на накладній не обов'язково, достатньо лише підписів учасників процесу.
Якщо інформація вам не доступна, її можна не заповнювати, але це не стосується рядка про габаритно-вагові параметри та дані про відправника та одержувача.
Якщо вантаж був переадресований або відбулися якісь зміни в умовах доставки, то відомості про це потрібно вписати в розділ № 9 “Переадресування”
Як заповнювати накладну відправнику вантажу
Вантажоперевізником може бути продавець і покупець, у деяких випадках цю функцію виконує експедитор. Тобто відправник вантажу - це замовник послуги вантажоперевезення.
Відправник вантажу повинен заповнювати інформацію про дату, номер накладної, номер заявки, а також відповідні рядки з основною інформацією в розділі № 1:
Відомості про автомобіль, марку та модель, номер державної реєстрації, а також інформацію про причеп.
Інформація про спосіб перевезення та тариф за яким працюватиме автомобільний вантажоперевізник (наприклад, погодинний тариф).
Повні дані та реквізити вантажоодержувача та вантажовідправника товару.
Юридичні та фактичні адреси місць завантаження та вивантаження.
Інформація про водія та експедитора. Тут водій залишає свій підпис.
Кількість вантажних місць.
Інформація про вартість відвантаженого товару з ПДВ.
Опис та перелік супровідних документів.
У розділі № 2 “Відомості про вантаж” докладно описується товар, що відправляється:
Детальний опис всіх характеристик товарів, що відправляються, вага нетто і брутто, кількість ящиків, палет або інших видів упаковок.
Перелік документів, які водій має надати одержувачу після розвантаження.
У цьому розділі також фіксується час та дата операцій, що проводяться з вантажем.
Модифікація форми 1 ТН
Для деяких товарів знадобиться спеціальна модернізована форма накладної залежно від специфіки продуктів. Тому для деяких товарів потрібні спеціалізовані бланки ТТН:
молочна сировина;
нафтопродукти;
хлібобулочні вироби;
необроблена деревина;
високооктанові добавки для палива.
Електронна товарно-транспортна накладна
На сьогоднішній день всім перевізникам вантажів є використання електронної накладної. Електронний бланк ТТН є абсолютно ідентичним паперовим варіантам. Така накладна генерується у спеціальній програмі та реєструється у захищеній єдиній базі накладних.
Але для водія потрібно буде роздрукувати паперовий варіант, наявність якого допоможе уникнути проблем із поліцією.
Якщо підсумувати, то ТТН це основний документ, завдяки якому, можна зрозуміти ким надається послуга вантажоперевезення, хто є одержувачем та відправником, а також зрозуміти, що за товар перевозиться і з якою метою. Накладна дозволяє легко здійснювати взаєморозрахунки між замовником та перевізником, а також вести облік товарно-матеріальних цінностей.
