Товарно-транспортная накладная (ТТН): когда нужна и как правильно заполнять
ТТН (товарно-транспортная накладная) - это основной способ документального оформления автомобильных грузоперевозок. Согласно статье 48 Закона Украины об автотранспорте, этот документ является подтверждением легальности всех видов перевозки грузов.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) - основной перевозочный документ
Законодательно утверждено три основных функции которые вложены в ТТН:
Это единственное законное основание как для отправителя так и для получателя, которое позволяет вести учет, оприходовать или списывать товарно-материальные ценности, а также вести бухгалтерский учет и оплачивать услуги транспортировки.
Путевой лист вместе с накладной, являются подтверждением, того что перевозка товара грузовым автомобилям проводится на законных основаниях.
Накладная является обязательным документом для юридических и физических лиц предпринимателей при предоставлении услуг по транспортировке грузов на договорных условиях.
Когда не надо составлять ТТН
Существует ряд случаев когда, ТТН не нужно оформлять. Без накладной можно обойтись, если грузовладелец транспортирует собственный груз для своих хозяйственных нужд. Например:
предприятие перевозит груз для внутреннего использования;
продавец продает товар в стоимость которого уже включена транспортировка(доставка не является отдельной услугой);
после приобретения в магазине человек перевозит товар используя собственный автотранспорт. На случай проверки достаточно будет простого чека для подтверждения законности грузоперевозки.
Порядок и правила заполнения ТТН и количество экземпляров
Как правило, ТТН заполняет грузоотправитель в 4-х экземплярах, или создает электронный вариант и распечатывает один бумажный вариант для водителя. Количество накладных может быть больше четырех, дополнительные экземпляры нужны если в процессе транспортировки задействован экспедитор.
Важно заметить: если заказчик, отправитель грузов и грузополучатель это одна и та же организация, все равно необходимо четыре экземпляра накладной.
Вариант, когда заказчику необходимо перевезти товар из точки отгрузки по нескольким адресам, то обязательно нужно оформление 4‑х экземпляров накладных для каждой доставки отдельно.
Также законодательство разрешает оформлять общий транспортный документ для одной партии товара, который будет перевозиться за несколько ходок.
Каждый экземпляр накладной имеет свое предназначение и после того как будет завизирован подписями вовлеченных лиц, остается у того или иного участника процесса.
Первый экземпляр передается отправителю груза и при помощи его списывается расход товарно-материальных ценностей.
Второй экземпляр предназначен для оприходования товаров получателем грузов.
Третий экземпляр остается у перевозчика, по нему ведется расчет по предоставлению услуг по грузоперевозке.
Четвертый экземпляр вместе с путевым листом забирает водитель, по этим документам ведется учет его рабочего времени.
Форма товарно-транспортной накладной
Законодательство гласит, что ТТН можно заполнять в произвольной форме, но документ должен содержать всю необходимую информацию об:
о характере груза, его физических свойствах и габаритах;
адреса разгрузки, загрузки и места составления накладной;
ФИО и подписи лиц причастных к процессу транспортировки;
информация об автомобиле, которое осуществляет транспортировку.
Приложение к Закону об автотранспорте содержит бланк товарно-транспортної накладної (форма 1ТН).
Но следует заметить, что в Закон № 1534 были внесены изменения, направленные на усиление контроля габаритно-весовых норм и они вступили в действие с 1 октября 2021.
Согласно этим поправкам кроме информации, которая заполнялась в привычный бланк формы 1 ТН теперь нужно вносить:
полные реквизиты отправителя получателя перевозчика, налоговый реквизит прописывать тоже обязательно;
обязательно нужно указать габаритно-весовые параметры автомобиля и прицепа с грузом и без.
Данные изменения пока прописаны только в тексте закона, а сама форма 1 ТН осталась без изменений.
Выписка бумажных накладных по новым требованиям не составит труда и необходимую информацию можно разместить мелким шрифтом. А вот с электронным вариантом немного сложнее, так как придется вносить изменения в программу, которая формирует данный документ.
Важно! Неверно заполненные габаритно весовые параметры в ТТН могут привести к штрафу в 51 000 грн.
Структура документа
Существуют определенные нормы и правила заполнения накладной о которых должен знать каждый грузоотправитель:
ТТН будет служить документом для первичного учета о подтверждении расходов, по этому в ней заполняется строка № 12 о стоимости услуги грузоперевозки.
Ставить печать на накладной не обязательно, достаточно только подписей участников процесса.
Если информация вам не доступна, ее можно не заполнять, но это не касается строки о габаритно-весовых параметрах и данных об отправителе и получателе.
Если груз был переадресован или произошли еще какие-то изменения в условиях доставки, то сведения об этом нужно вписать в раздел № 9 “Переадресовка”
Как заполнять накладную грузоотправителю
Грузоперевозчиком может выступать как продавец так и покупатель, в некоторых случаях эту функцию исполняет экспедитор. То есть грузоотправитель - это заказчик услуги грузоперевозки.
Отправитель груза должен заполнять информацию о дате, номере накладной, номере заявки, а также соответствующие строки с основной информацией в разделе № 1:
Сведения об автомобиле, марка и модель, номер государственной регистрации, а также информацию о прицепе.
Информация о способе перевозки и тарифе по которому будет работать автомобильный грузоперевозчик (например почасовой тариф).
Полные данные и реквизиты грузополучателя и грузоотправителя товара.
Юридические и фактические адреса мест загрузки и выгрузки.
Информация о водителе и экспедиторе. Здесь водитель оставляет свою подпись.
Количество грузовых мест.
Информация о стоимость отгруженного товара с НДС.
Описание и перечень сопроводительных документов.
В разделе № 2 “Сведения о грузе” подробно описывается отправляемый товар:
Подробное описание всех характеристик отправляемых товаров, вес нетто и брутто, количество ящиков, паллет или других видов упаковок.
Перечень документов, которые водитель должен предоставить получателю после выгрузки.
В этом разделе также фиксируется время и дата операций проводимых с грузом.
Модификации формы 1 ТН
Для некоторых товаров понадобится специальная модернизированная форма накладной, в зависимости от специфики продуктов. Поэтому для некоторых товаров нужны специализированные бланки ТТН :
молочное сырье;
нефтепродукты;
хлебобулочные изделия;
необработанная древесина;
высокооктановые добавки для топлива.
Электронная товарно-транспортная накладная
На сегодняшний день всем перевозчикам грузов доступно использование электронной накладной. Электронный бланк ТТН абсолютно идентичен бумажным вариантам. Такая накладная генерируется в специальной программе и регистрируется в защищенной единой базе накладных.
Но для водителя нужно будет распечатать бумажный вариант, наличие которого поможет избежать проблем с полицией.
Если подытожить, то ТТН это основной документ благодаря которому, можно понять кем предоставляется услуга грузоперевозки, кто является получателем и отправителем, а также понять что за товар перевозится и с какой целью. Накладная позволяет легко осуществлять взаиморасчеты между заказчиком и перевозчиком, а также вести учет товарно-материальных ценностей.
