Особливості відвантаження та завантаження вантажу: види відвантаження товару і що це означає

Важливим етапом доставки товарів є відвантаження товару зі складу та вивантаження безпосередньо одержувачу. Процес відвантаження зі складу є першим і найважливішим етапом з якого починається постачання товарів. Перед тим, як відвантажити товар, відправник та одержувач мають підписати договір, згідно з яким буде відправлено продукцію.

Відвантаження товару зі складу: що це означає

Важливо розуміти, що "продаж" і "відвантаження зі складу" це зовсім два різні поняття. Відвантаження зі складу передбачає безпосередню передачу права власності той чи інший товар покупцю.

Відвантаження - це підготовка та передача товарів покупцю безпосередньо до рук або за допомогою компанії з перевезення вантажів.

Процес відвантаження складається з:

• формування замовлення згідно з листом комплектації;

• складання вантажу та упаковка у відповідну тару;

• формування вантажних місць;

• маркування вантажу та розміщення на піддонах;

• безпосереднє переміщення вантажу у транспортний засіб;

• формування документації на вантаж.

Види відвантаження товару

Щоб уникнути неприємностей для відправника та перевізника, потрібно ретельно контролювати вантаж, який формується на складі. Адже замовлення має бути відвантажене згідно з документами, які передані на склад. Постачання не того виробу або пересортування продукції призведе до погіршення репутації продавця та марної роботи перевізника. Для того, щоб відправка була проведена без помилок, потрібно здійснювати контроль відвантаження. Потрібно переконатися, що кількість та найменування збігаються з тим замовленням, що надійшов на склад.

Для відвантаження можна використовувати кілька способів звіряння товарів:

• помарочна звірка - передбачає, що кожний виріб сканується окремо;

• звірка з маркуванням ламінованої палети або короба;

• звірка з маркуванням блоку чи монокороба.

Ретельний облік товарів при завантаженні гарантує успішне постачання.

Як проводиться опис товару перед відвантаженням продукції

Перед відправкою всі вироби оглядають на наявність пошкоджень та браку. Потім їх ретельно пакують і маркують відповідним чином. При описі товару важливо вказувати кількість, вагу та параметри, це допоможе спростити процес пакування.

Усі особливості вантажу, які можуть вплинути на безпеку транспортування, повинні бути вказані на упаковці. Для позначення вимог до транспортування склад повинен використовувати спеціальне маркування. Завдяки цим позначенням, перевізник або транспортна компанія зможуть правильно поводитися з вантажем та дотримуватись заходів безпеки. Приймання товару має також проходити з урахуванням опису товару та його маркування.

Порядок та правила процесу відвантаження та завантаження товару зі складу, документообіг

Відвантаження товару - відповідальний та трудомісткий процес, від організації якого залежить якість обслуговування клієнтів. Тому кожен момент цієї процедури повинен проходити відповідно до правил та інструкцій.

Ось основні правила для організації ефективного відвантаження товару:

• організоване місце для збирання та пакування товарів;

• використання спеціальних програм, техніки та мобільних додатків для складського обліку;

• конкретні інструкції для формування вантажу - тип тари, оптимальна кількість одиниць товару в одній упаковці, рекомендації щодо пакувального матеріалу;

• посадові інструкції для працівників, задіяних у цьому процесі;

• правильне планування графіка роботи;

• правильне формування документації.

Кожен документ або папір, пов'язаний з товарно-матеріальними цінностями, повинен бути оформлений відповідним чином.

Тому важливо підготувати всі документи до моменту передачі вантажу виконавцю автомобільного вантажоперевезення.

Пакет супровідної документації складається з таких обов'язкових документів:

• товарно-транспортна накладна;

• рахунок на оплату та її підтвердження;

• сертифікат на товар чи інший документ, що підтверджує якість товару;

• специфікація чи технічний паспорт;

• акт прийому-передачі.

Також безпосередньо в тару кладеться пакувальний лист, в якому вказано No позиції в накладній, вказується вага нетто/брутто, список артикулів.

Найголовнішим документом, що підтверджує законне переміщення товару, є товарно-транспортна накладна.

Крім повного опису вантажу в ТТН кожна сторона договору вносить свої повні реквізити та підписи відповідальних осіб, а компанія, що здійснює вантажоперевезення, повинна вказати всю інформацію про транспортний засіб та водія, який здійснюватиме доставку.

Основними факторами, завдяки яким можна оптимізувати процес відвантаження та запобігти псуванню товарів є:

• маркування одиниць товару та цілих партій;

• контроль якості виробів, що відвантажуються;

• своєчасне та правильне складання відповідної документації.

Завдяки дотриманню всіх правил і норм, а також правильному веденню документації можна налагодити та оптимізувати процес відвантаження товарів якнайкраще.